Het korte antwoord
Een sales funnel opzetten begint bij fases die u definieert op waarneembaar gedrag van de klant, niet op gevoel van de verkoper. Geef elke fase een exitcriterium, meet de conversie tussen de fases en spreek een opvolgcadans af per fase. Daarmee wordt zichtbaar waar kansen weglopen en wordt de forecast een rekensom in plaats van een schatting.
- Fases beschrijven klantgedrag, niet verkopersintenties.
- Elke fase heeft één exitcriterium dat objectief te controleren is.
- Conversie per fase wijst het lek aan; totale conversie verbergt het.
- Elke open kans heeft een volgende actie met datum, zonder uitzondering.
- Forecast = kansen per fase maal de historische conversie van die fase.
Zeven fases met exitcriterium
Deze indeling werkt voor de meeste B2B-bedrijven met een doorlooptijd van weken tot maanden. Pas de namen aan uw praktijk aan, maar houd de criteria hard.
| Fase | Betekenis | Exitcriterium |
|---|---|---|
| 1. Prospect | Past in het klantprofiel, nog geen contact | Contactpersoon en aanleiding vastgelegd |
| 2. Contact gelegd | Er is een reactie of gesprek geweest | Vervolggesprek ingeplande datum |
| 3. Gekwalificeerd | Probleem, bevoegdheid, budgetruimte en tijdlijn bekend | Alle vier vastgelegd in het CRM |
| 4. Voorstel | Offerte of voorstel is uitgebracht | Doorloopmoment met de klant gepland |
| 5. Onderhandeling | Inhoud akkoord, voorwaarden in gesprek | Beslissingsdatum benoemd door de klant |
| 6. Gewonnen | Opdracht bevestigd | Ondertekening of schriftelijke opdracht |
| 7. Verloren of uitgesteld | Geen deal nu | Reden vastgelegd en herbeloogmoment gezet |
Een kans mag nooit een fase verder gaan zonder dat het exitcriterium is gehaald. Dat is de kern van een betrouwbare forecast.
In vijf stappen ingericht
- Stap 1
Meet de huidige situatie
Zet de laatste zes tot twaalf maanden op een rij: hoeveel kansen per fase, hoeveel gewonnen, gemiddelde ordergrootte en doorlooptijd.
- Stap 2
Definieer de fases en criteria
Beschrijf per fase in één regel wat de klant heeft gedaan. Vermijd formuleringen als 'warm' of 'interesse'.
- Stap 3
Richt het CRM daarop in
Fases, verplichte velden, reden van verlies en een volgende actie met datum op elke open kans.
- Stap 4
Spreek de cadans af
Per fase: hoe vaak contact, via welk kanaal en binnen hoeveel dagen na het laatste contact.
- Stap 5
Bespreek wekelijks de cijfers
Dertig minuten: nieuwe kansen, kansen zonder actie, conversie per fase en wat er deze week verandert.
Zo rekent u de forecast uit
Neem per fase het aantal open kansen en de gemiddelde waarde, en vermenigvuldig dat met de historische conversie van die fase naar gewonnen. Twintig gekwalificeerde kansen van 10.000 euro met een historische conversie van 25 procent geven een verwachte waarde van 50.000 euro. Doe dat voor elke fase en tel op.
De cijfers worden pas betrouwbaar als de exitcriteria worden gehandhaafd. Zodra kansen te vroeg naar 'voorstel' of 'onderhandeling' worden geschoven, wordt de forecast optimistisch en verliest u de waarde van het instrument.
Vergelijk elke maand de voorspelling met de uitkomst. Wijkt het structureel af, dan is niet de forecast fout maar de fasedefinitie of de discipline. Corrigeer daar, niet in de verwachting.
Vier lekken die u met deze inrichting vindt
- Kansen zonder volgende actie: het stilste en grootste verlies in vrijwel elke pipeline.
- Voorstellen zonder doorloopmoment: de offerte gaat de deur uit en niemand weet wanneer er gebeld wordt.
- Te vroeg voorstellen: veel offertes met lage winstkans, meestal doordat budget en besluitvorming niet zijn getoetst.
- Uitgestelde kansen die nooit terugkomen: zonder herbeloogmoment verdwijnt bestaande vraag uit het zicht.
Wekelijkse hygiënecheck
- Elke open kans heeft een volgende actie met datum.
- Geen kans staat langer dan de afgesproken termijn in dezelfde fase.
- Alle verloren kansen hebben een reden uit een vaste lijst.
- Uitgestelde kansen hebben een herbeloogdatum.
- Bedragen en sluitdatums zijn actueel, ook als het slecht nieuws is.
Meer leads is zelden de eerste stap
Verhoog pas de aanvoer wanneer de conversie per fase bekend en stabiel is. Extra leads in een lekkende funnel maken het probleem duurder in plaats van kleiner: u betaalt voor kansen die vervolgens blijven liggen.
Veelgestelde vragen
- Hoeveel pipelinefases moet ik gebruiken?
- Vijf tot zeven fases werkt voor de meeste B2B-bedrijven. Minder fases verbergt waar het lek zit, meer fases leidt tot administratie die niet wordt bijgehouden. Belangrijker dan het aantal is dat elke fase één objectief exitcriterium heeft.
- Wat is een goede conversie per fase?
- Dat verschilt sterk per markt, dus vergelijk vooral met uw eigen historie. Wat wél universeel is: als de conversie van voorstel naar gewonnen laag is, wordt er te vroeg een offerte gestuurd, en als de conversie van gesprek naar voorstel laag is, ontbreekt kwalificatie.
- Hebben we hiervoor een duur CRM nodig?
- Nee. Elk gangbaar CRM kan fases, verplichte velden, een volgende actie en reden van verlies aan. De discipline en de definities bepalen het resultaat, niet het prijskaartje van het systeem.
Hier helpen wij mee
Vrijblijvend contact
Deze aanpak toepassen in uw bedrijf?
Even sparren of gewoon wat vragen? Laat uw gegevens achter — geheel vrijblijvend en zonder verplichtingen. We nemen doorgaans binnen één werkdag contact op.